介護事務として働くうえで幅広い知識やスキルを身につけることができます。そしてデスクワークがメインなので、年齢や体力関係なく働きやすいと思います。パソコンが苦手な職員へアドバイス
したり効率良く仕事が進むようサポートすることもできます。
施設全体のことを知っている介護事務は、さまざまな質問を受けたり書類作成などを頼まれたりすることがあるので職場の同僚から感謝されることもあり、やりがいを感じます。また、入居者様やご家族様に携わることもあり、笑顔と感謝の言葉が私のやりがいに繋がっています。
受付は丁寧な言葉遣いなど最低限のビジネスマナーが必要です。電話や窓口での対応が良くないと事業所全体のイメージが悪くなってしまうこともあるので、施設の顔として笑顔ではっきりと挨拶をするようにしています。
求める人材
書類作成やデータ入力をするなど、パソコンの基本操作が必要になる為
数字のチェックが得意な人介護報酬や勤怠管理などの計算をする為
介護業界に興味がある人介護業界の知識が必要になる為
計画的に進めるのが得意な人自分でスケジュールを組んで期日に間に合うように仕事をする為
事務職員の仕事内容
介護ソフトへの利用者情報登録、デイサービス実施表入力、入居者使用物品入力（おむつ・おやつ等）、請求書・領収書などの同封作業、請求書の郵送、返還票作成
電話応対電話の取り次ぎや面会予約、デイサービス利用休みの連絡受け付け等
来客対応面会簿の記入依頼や検温、見学者へのお茶出し等
勤怠管理勤務日数や残業申請などのチェック
誕生日カード用写真印刷、30日分書類印刷、デイサービスレクカレンダー作成、デイサービス実績FAX
物品発注・管理おむつやアルコール消毒、リネン類、文房具などの発注、在庫チェック
その他業務入居者預かり金やレジの金銭管理、派遣タイムカード作成、請求書・納品書・伝票ファイリング、訪問理美容予約表FAX等
ここがポイント！
介護事務として働くうえで、介護保険制度について詳しく知ることができます。身につけた知識は、将来家族や周りの人で介護が必要になったときに必ず役立つからです。
縁の下の力持ちとして「周りをサポートできる喜びや職場の人から頼りにされる存在」効率良く業務を行う為の書類作成などをすることで、「わかりやすい」「見やすくて助かった」など、周りの方から感謝の声をいただくことがあり、やりがいを感じられる場面も多いので仕事のモチベーションが上がります。また、他部署がパソコン業務で困ったことがあった時には、「こうした方が効率が良い」などアドバイスをすることにより感謝されます。「事務さんがいて良かった」「助かる」「わからないことあったら聞けば解決できる」など思って下さる方はいると思うので、仕事を通じて会社にいなくてはならない人材だと感じております。
仕事の流れ
日勤(8:45〜17:20)
- 出勤
- 事務所や受付周りの掃除
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パソコン業務（請求業務・勤怠管理）
電話応対や来客対応 - 休憩（45分）
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パソコン業務（請求業務・勤怠管理）
電話応対や来客対応
物品発注・管理 - 退勤
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※月初めから15日くらいまで
パソコン業務（請求業務・勤怠管理）
入居者様への請求書作成
職員インタビュー
M.Tさん
入社のきっかけは？
前職は病院の医療事務をしていました。明生苑グループへの入職のきっかけは、プライベートでも祖父母との距離が近く、介護職の知り合いがたこともあり、介護に興味を持ったためです。地域に貢献したいという気持ちがあり、家から近い施設を探したところ、「グランヴィ川口」で事務の募集があったため応募しました。入職前に介護施設の事務の様子を知人から聞いていたため、来客対応やビジネスマナーの知識などはこれまでの私の医療事務での経験をこの施設でも活かせると思い、不安はありませんでした。
現在、グランヴィ川口の事務員は私一人ですので忙しい時もありますが、周りの職員に聞いたりしながら、自分なりに毎日計画を立てて仕事に取り組んでいます。
大切にしていることは？
来客対応はもちろん、入居者様とお話する時は笑顔を絶やさず、正しい言葉遣いを心掛けております。
入職してよかったと思えることは？
パソコンのスキルが上がったことです。自分なりに使いやすいようにファイルを作ったり、このようなファイルを作ってくれないかと頼まれることが増えてきたり、仕事の幅も広がりました。自分のスキルが活かせていることがとても嬉しく、やりがいを感じています。
私が入職した時にはすでに事務員が居なかったため、分からないことは同じグループの施設に電話して教えていただき、試行錯誤しながら仕事をしていました。違う施設であっても、丁寧に教えていただけたので一人で悩むという事はありませんでした。現在も私一人ですが、分からないことは周りからアドバイスをいただきながら、安心して働けています。
今後の目標は？
この施設に初めていらっしゃる方は、まず事務所にいる職員と接することが多いと思います。玄関を入ってすぐにある事務所は、施設にとっての「顔」なのです。
どこに行けばいいのか、どうすればいいのかと不安に思われる方ともうまくコミュニケーションが取れるように、自分の介護や介護施設に関する知識を増やしていきたいと思っています。来所された方が気兼ねすることなく、今一番知りたいことを聞けるように、事務のことだけでなく、介護や医療に関する用語なども勉強していきたいと思っています。
求職者へのメッセージ
介護事務の必須資格はなく、未経験でも大丈夫です。また、頭は使いますが体力を使う仕事ではないので、体力に自信がなくても大丈夫です。
パソコンの基本的な使い方がわかっていれば問題はありませんが、全くパソコンの知識がない状態ではなかなか業務をスムーズに進めることが難しいと思います。パソコンの知識が十分にある場合は、より仕事を効率的に進めることができると思います。